Wann lohnt sich Online-Terminvereinbarung für Tierärzte

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Auf immer mehr Websites von Tierarztpraxen ist sie zu finden – die Online-Terminvereinbarung. Doch lohnt es sich überhaupt eine einzurichten, was ist der finanzielle Aufwand, gibt es grundlegende Vorteile und ist sie überhaupt für jeden Tierarzt geeignet? Sehen wir uns in diesem Artikel doch mal an, ob sich eine Online-Terminvereinbarung für Sie lohnen würde.

Eine unbekannte Flexibilität

 „Leider ist unsere Ordination heute bereits geschlossen. Bitte hinterlassen Sie …“, so ertönt der Anrufbeantworter außerhalb der Ordinationszeiten in vielen Tierarztpraxen. Mit einer Online-Terminvereinbarung auf Ihrer Website braucht sich der Kunde jedoch nicht an die Ordinationszeiten zu halten. Ihre Ordination hat für die Terminvereinbarung rund um die Uhr geöffnet. Zwar greifen noch viele Kunden lieber zum Telefon, doch v. a. bei jüngeren Menschen ist die Terminvereinbarung über das Internet schon Gang und Gebe. Sie bieten Ihren Kunden daher eine umfangreichere und bessere Leistung, indem Sie ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme und zur Terminvereinbarung bieten.

Besseres Management Ihrer Praxis

Die Online-Terminbuchung bietet jedoch nicht nur dem Kunden große Vorteile, auch Sie können sehr davon profitieren. Die Zahl der Telefonate geht zurück, die Termine werden direkt im Kalender vergeben. Somit werden auch Ihre AssistentInnen entlastet und sie können Ihnen besser bei den Behandlungen von Tieren zur Seite stehen. Auch der administrative Aufwand ist Folge dessen rückläufig.

Einer der größten Pros einer Online-Terminvereinbarung ist jedoch die Auswahl von verschiedenen Behandlungen. Diesen wird eine gewisse Zeit zur Verfügung gestellt. So bucht ein Kunde z. B. einen Termin für die Impfung seiner Katze. Lauf Erfahrung dauert dies wahrscheinlich ca. 10 Minuten inkl. Begrüßung, Small-Talk, Beratung, Untersuchung und der Impfung selbst. Genau dieser Zeitrahmen wird dem Kunden für die Impfung über das Terminvereinbarungsprogramm zur Verfügung gestellt. Die Impfstoffe, Injektionen usw. können schon zuvor von Ihren AssistentInnen bereitgestellt werden, so kommt es auch zu weniger Zeitüberschreitungen und weniger unzufriedenen Kunden, die zu lange warten müssen, bis sie an der Reihe sind.

Von überall abrufbar

Der Kalender kann natürlich von Ihnen und all Ihren MitarbeiterInnen immer und überall und auf jedem Gerät abgerufen werden. Neue Buchungen werden in Echtzeit angezeigt und der soeben gebuchte Termin ist natürlich nicht mehr verfügbar.

Um auf das vorige Beispiel zurückzukommen: Ihre Mitarbeiterin sieht, dass es sich beim nächsten Termin um die Impfung einer Katze handelt. Auch sie sehen dies natürlich auf Ihrem Kalender. Die Mitarbeiterin kann nun alles vorbereiten, während Sie sich noch um einen Patienten kümmern. Auch Sie wissen genau, um was es bei diesem Termin geht, alles liegt schon für Sie bereit … und dies führt uns gleich zum nächsten Vorteil …

Mehr Zeit für Kunden und bessere Beratung und Leistung

Das effektivere Management Ihrer Tierarztpraxis führt natürlich zu Einem – mehr Zeit! Mehr Zeit für die Behandlung der Tiere, aber auch mehr Zeit für die Beratung der Tierhalter. Eine enspanntere Atmosphäre stellt sich in Ihrer Praxis ein, zum Vorteil für Ihre Kunden. Ihre bessere Leistung und die zusätzliche Zeit, die Sie zur Verfügung haben, werden mit Sicherheit nicht unbemerkt bleiben. Bessere Kundenbindung und mehr Empfehlungen werden unweigerlich die Folge sein.

Stärkere Kundenbindung durch Online-Terminvereinbarung

Ein Programm zur Online-Terminvereinbarung ist nicht nur auf die Buchung von Terminen beschränkt, viele der Programme können noch viel mehr. So werden Terminerinnerungen per E-Mail an den Tierhalter gesendet. Bei einigen Programmen kann der Kunde sogar selbst den Zeitpunkt bestimmen, an dem er die Erinnerung erhalten möchte.

Doch es geht auch noch viel mehr: von Impferinnerungen bis hin zu automatisierten E-Mails, wie es dem Tier nach einer OP oder einem akuten Notfall geht, alles ist möglich. Dies sind alles zusätzliche Kommunikationen, die Ihnen und Ihren AssistentInnen im Normalfall eine Menge Arbeit bescheren würden.

Vor allem sind dies aber Kundenkontakte, die dem Kunden einen Mehrwert bringen, sei es an einen Impftermin erinnert zu werden, oder einfach nur, dass der behandelnde Tierarzt ein echtes Interesse am Wohlergehen des Tiers zeigt. Dies fördert die Kundenbindung natürlich immens. Und wie zuvor erwähnt, auch die Empfehlungen werden zunehmen.

Was für Online-Terminvereinbarungssysteme es gibt und wie viel sie kosten

Tja, die gibt’s wie Sand am Meer und die Funktionen, wie die Synchronisierung mit Ihrem Google-Kalender oder der zuvor besprochenen E-Mail-Erinnerungen und Automatisierungen, spiegeln sich im Preis wider – von kostenlos bis zu ein paar Hundert Euro im Monat.

Doch es gibt schon sehr vernünftige Programme, mit denen Sie schon ab 29 € im Monat dabei sind. Die Programme sind auch kinderleicht auf Ihrer Website einzubinden und einzurichten.

Erfahrungswerte mit Online-Buchungssystemen für Tierärzte

Noch steckt die Online-Terminvereinbarung bei Tierärzten im deutschsprachigen Raum noch ein wenig in den Kinderschuhen, doch immer öfter sind Websites mit einem Buchungssystem zu sehen.

Die zuvor besprochenen Vorteile hören sich zwar gut an, doch entsprechen sie der Realität, nutzen Tierhalter diesen Service? Kurz gesagt ja, ca. 30 % der Tierhalter nutzen die Online-Terminvereinbarung nach nur wenigen Monaten der Implementierung *. Dies bedeutet, ein Drittel weniger Telefonate, mehr Zeit für Sie und Ihre Angestellten, alle besprochenen Vorteile und eine bessere Work-Life-Balance.

Einen Haken hat dies jedoch, von alleine kommen nur wenige. Machen Sie alle Ihre Bestandskunden auf diesen neuen Service aufmerksam, von einem Flyer in Ihrer Praxis, einem Hinweis auf dem Anrufbeantworter und im Gespräch mit den Tierhaltern. Dann können auch Sie mit diesen 30 % rechnen.

Online-Terminvereinbarung für Fahrpraxen

Dies ist ein komplett anderes Kapitel. Grundsätzlich könnte man das ganz einfach mit unmöglich abstempeln. Wenn Sie mit einer Fahrpraxis unterwegs sind, planen Sie ja selbst Ihre Route, um die Fahrzeit und zurückgelegten Kilometer zu reduzieren. Was wäre hier mit einer Terminbuchung? Der nächste Kunde würde vielleicht 30 km entfernt sein, der nächste in die andere 40 km.

Momentan würden wir für ein solches System für Fahrpraxen abraten. Doch was heute in unserer kurzlebigen Zeit Gültigkeit hat, kann sich morgen vielleicht schon ändern. Technische Möglichkeiten entwickeln sich laufend, auch den Ideen der Entwickler sind kaum Grenzen gesetzt. Vielleicht kann es daher auch für Fahrpraxen in Zukunft möglich sein, auf eine Online-Terminvereinbarung zurückzugreifen.

Fazit

Unserer Ansicht nach lohnt sich die Implementierung einer Online-Terminvereinbarung für Tierarztpraxen auf alle Fälle. Die Vorteile sind vielfältig und auch nachhaltig. Vom effektiveren Praxismanagement über die bessere Kundenbindung bis hin zur verbesserten Behandlung und Beratung spricht alles dafür, dass man als Tierarzt diesen Service anbieten sollte. Auch die Kosten sind sehr überschaubar und da die AssistentInnen effektiver eingesetzt werden können, spart ein solches System langfristig wahrscheinlich sogar Geld. Die Flexibilität für Kunden wie auch eine 24 Stunden „geöffnete“ Praxis sollte bei der Entscheidung helfen.

* Quelle: Vet-Magazin.at

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